工作中我們經(jīng)常要制作和處理一些長文檔，比如標書、合同之類的。在瀏覽這些長的Word文檔時，如果僅僅靠拉動滾動條，顯然是極不方便的。其實，我們可以對文檔稍加設置，這樣就可以輕松定位要查找的章節(jié)，使瀏覽更方便。

    ■ 準備工作

    1． 設置樣式

    按“格式”工具欄最右邊“樣式和格式”按鈕（以Word 2003測試版為例），啟動“樣式和格式”任務窗口（如圖1）。將光標定位在某個標題段任意位置，然后單擊任務窗口中的某種樣式，為相應的標題段落設置一種樣式。

    仿照上面的操作，并根據(jù)標題的“級別”，依次為其他標題段落設置相應的樣式。

    2． 創(chuàng)建標簽

    將光標定在文檔某處，執(zhí)行“插入→書簽”命令，打開“書簽”對話框，在“書簽名”框中輸入一個容易理解的名稱，然后單擊“添加”按鈕。重復上面的操作，為文檔“夾”上一張張書簽。

    友情提示：

    書簽名稱中不能有空格。

    3． 建立索引

    選中文檔中某個特定名詞（如“成績條”），執(zhí)行“插入→引用→索引和目錄”命令，打開“索引和目錄”對話框，在“索引”標簽下單擊“標記索引項”按鈕，打開“標記索引項”對話框，單擊對話框中的“標記”按鈕。再選中另一個特定名詞，按下“標記”按鈕……為文檔中的特定名詞分別建立索引。

    友情提示：

    ①如果要為文檔中一個特定名詞全部建立索引，只要單擊“標記全部”按鈕即可。

    ②索引標記完成后，在相應的特定名詞右側(cè)會出現(xiàn)一個索引域（如“?XE″成績條″?”），此時，按一下“常用”工具欄上的“顯示→隱藏編輯標記”按鈕，就可以將相應的索引域隱藏起來。

    ③索引標記后，將光標放在要生成索引的位置（通常選擇文檔結(jié)尾），再次打開“索引和目錄”對話框，在“索引”標簽下，單擊“確定”按鈕，即可生成索引了，并顯示出索引的特定名詞和名詞所處的頁碼（如圖2）。