新學(xué)期開始，學(xué)校要對上學(xué)期在德、智、體各方面表現(xiàn)出色的學(xué)生進(jìn)行獎勵，教務(wù)主任把各班的學(xué)生推薦表交給了我，讓我用Excel整理并打印出來交學(xué)校審核。我心想這還不是件簡單的事情？一個一個輸入到電腦里，再排序、排版不就行了。說起來簡單，可干起來就快不了了。表格項目很多，光錄入一張表格的數(shù)據(jù)就得用幾分鐘，可是有一百多份表格呢！我遇事喜歡琢磨，總想看看有沒有可以“偷懶”的地方，只有巧干才能提高工作效率嘛！

　　對照表格我發(fā)現(xiàn)，很多表格項目如“性別”、“所屬年級”、“是否團(tuán)員”等項目，其填寫的內(nèi)容都是相同的幾個值，能不能像上網(wǎng)時填寫網(wǎng)頁表單那樣，將這些內(nèi)容做成下拉式菜單，這樣這些項目錄入時就可以不需輸入而可以直接選擇，不就能大大提高錄入速度了嗎？下面就以錄入“所屬年級”這一表格項目為例，介紹一下具體實現(xiàn)的過程。

　　1.設(shè)置序列的有效值

　　這里所指的“序列”即某字段(如“所屬年級”)內(nèi)可能會填寫的內(nèi)容，這些內(nèi)容是固定的，一般個數(shù)不會太多。首先選定“所屬年級”字段所在的列(除了字段名稱)，單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“有效性”命令，彈出“數(shù)據(jù)有效性”對話框，選中“設(shè)置”選項卡，在“允許”下拉菜單中選擇“序列”，在數(shù)據(jù)“來源”中輸入“初一,初二,初三,高一,高二,高三”(一定要在英文狀態(tài)下輸入逗號作為分隔符！)，其他設(shè)置按系統(tǒng)默認(rèn)不變(如圖1)。

圖1設(shè)置序列的有效值

　　2.設(shè)置輸入提示信息

　　輸入提示信息可以使錄入過程更加清晰明了。具體制作步驟是：在圖1中單擊“輸入信息”選項卡，選中“選定單元格時顯示輸入信息”復(fù)選框，在“輸入信息”框內(nèi)輸入“請選擇該生所屬年級！”(如圖2)。設(shè)置完成后，單擊[確定]按鈕。

圖2設(shè)置輸入提示信息

　　3.數(shù)據(jù)的錄入

　　在以上設(shè)置完成之后就可以對所有學(xué)生的年級進(jìn)行選擇錄入了，若要錄入某學(xué)生的“所屬年級”，只需單擊單元格右側(cè)的下拉菜單(如圖3)，選擇該生所屬的年級就可以了。

圖3數(shù)據(jù)的錄入

　　其他許多表格項目的錄入也可以進(jìn)行類似的設(shè)置，以提高錄入效率。