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Excel 2003簡單套打報表

[摘要]通常套打表格都用Word、WPS來實現(xiàn),但由于軟件的計算功能有限,有時很難滿足數(shù)據(jù)極多、計算量也較大的財會、稅務(wù)和統(tǒng)計等行業(yè)報表的需求。對于此類報表,筆者平常都采用office/9.shtml...

    通常套打表格都用Word、WPS來實現(xiàn),但由于軟件的計算功能有限,有時很難滿足數(shù)據(jù)極多、計算量也較大的財會、稅務(wù)和統(tǒng)計等行業(yè)報表的需求。對于此類報表,筆者平常都采用office/9.shtml' target='_blank' class='article'>Excel來套打,Excel強(qiáng)大的表格計算功能和自動填充功能可大大提高工作效率。在此介紹一下筆者用Excel 2003套打表格的心得。

  1.掃描表格   把原表格放入掃描儀,掃描分辨率設(shè)定為100dpi、縮放比設(shè)為100、模式為黑白文本。在預(yù)覽圖形上調(diào)整掃描區(qū)域框使它盡量靠近表格邊框,你也可以在掃描后再用圖形處理軟件進(jìn)行修剪,去除表格周圍的空白,再將掃描的圖像處理后保存好。

  如果在表格外也要填寫的話,那么在掃描前最好先用鉛筆在原表格上畫一個邊框,作為掃描后修剪和量取頁邊距的依據(jù)。

  2.設(shè)置背景   啟動Excel 2003,單擊菜單欄的“格式/工作表/背景…”,打開工作表背景對話框,找到剛才保存的表格圖像,設(shè)定為背景。單擊工具欄上顯示比例的下拉列表框,在框中直接輸入105后回車,把顯示比例設(shè)定為105%。

  注意:這里105%的比例是這樣得來的。在紙上畫一個邊長10厘米的正方形,掃描后設(shè)為電子表格背景,此時比例為100%,用繪圖工具欄中的“矩形”工具畫一個與背景正方形完全重合的矩形,打印出來。量得打印出正方形邊長為10.5厘米,除以原正方形的邊長10厘米,可得比例為105%。另外,你也可以在Excel中畫一個邊長為10厘米的正方形,再試著慢慢調(diào)整比例,使它與背景正方形重合,亦不難得到相應(yīng)的比例。

    3.定位填寫   通過拖動行、列標(biāo)題的邊界調(diào)整行高或列寬,再配合使用格式工具欄中的“合并及居中”按鈕,調(diào)整表格線使它與背景表格的表格線重合(也不必很準(zhǔn)確,只要能讓文字填寫在所需位置就可以)。對于大量等高(寬)的行(列),全部選中并從菜單樣中的“格式/行/行高(列/列寬)”中直接輸入數(shù)值會更快些。然后在相應(yīng)單元格里輸入數(shù)據(jù)、文字或公式引用(如圖),記住千萬不要設(shè)置單元格邊框,這樣一張表格就做好了。

 
    4.頁面設(shè)置   單擊菜單欄中的“文件/頁面設(shè)置…/頁邊距”,用尺子量取原表格紙中表格邊框到紙張左邊和上邊的距離,把量取的尺寸直接輸入頁面設(shè)置對話框中相應(yīng)的左、上頁邊距中,右、下邊距則要設(shè)小一點(diǎn),讓整張表格都可以打印出來就行了。單擊“選項”按鈕,進(jìn)入打印機(jī)設(shè)置界面自定義紙張尺寸,直接輸入紙張的尺寸,這當(dāng)然也要直接用尺子測量。   部分打印機(jī)設(shè)置中可能沒有自定義紙張尺寸的功能,此時我們只要從“文件/頁面設(shè)置/頁面/紙張大小”中選一個比實際紙張大點(diǎn)的紙張尺寸,一般也可以正常打印。   5.打印輸出   現(xiàn)在可以把原表格紙放入打印機(jī)打印了,如果以上操作均無誤的話,一般無須調(diào)整即可一次成功。即使出現(xiàn)水平或垂直移位,也只要直接量取偏移值,然后增減到相應(yīng)的上、左頁邊距中即可。在此我們設(shè)置為背景的表格雖然在屏幕上可以看到,但是并不會被打印出來,所以無須考慮。   這種套打表格的方法特別適用于打印大量的相關(guān)表格。像財務(wù)、稅務(wù)和統(tǒng)計這三種報表中的數(shù)據(jù)都是密切相關(guān)的。如果把這些相關(guān)的報表都存放在同一工作簿內(nèi),設(shè)置好不同工作表間的相互引用和計算公式。以后我們只要輸入幾個基本數(shù)據(jù)就可以自動計算套打出一套完整的報表。
Office辦公軟件是辦公的第一選擇,這個地球人都知道。除了微軟Office,市面上也存在很多其他Office類軟件。




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