在每學(xué)期放假之前，各班級(jí)班主任老師都要把學(xué)生的分?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)出來上報(bào)到教務(wù)處，然后寄發(fā)學(xué)生成績(jī)通知單。各班主任老師在整理分?jǐn)?shù)匯總到Excel之中時(shí)，如果一個(gè)一個(gè)復(fù)制粘貼，效率低還容易出錯(cuò)，其實(shí)完全不必如此，用Word的“郵件合并”功能就能快速完成這項(xiàng)工作。 　　其中有這樣幾點(diǎn)需要特別小心，這時(shí)要注意觀察是否出現(xiàn)成績(jī)單跨頁的情況，如果有就要仔細(xì)調(diào)整。如果新生成的文檔很難調(diào)整的話，干脆放棄這個(gè)文檔，回到第一步的主文檔中，調(diào)整末尾處的空行數(shù)或文檔的行距，然后再重新生成一個(gè)文檔。 　　一、創(chuàng)建通知單文檔 　　按常規(guī)方法在Word中創(chuàng)建成績(jī)通知單文檔，表格中要填寫具體的學(xué)號(hào)、姓名及成績(jī)的行空著不填（圖1）；做好頁面設(shè)置（如用A4紙），最后在文檔末尾加上4~5個(gè)空行（空行數(shù)量視需要而定，后面有用）。 　　 　　 　　二、選取Excel數(shù)據(jù)文件 　　在Word 2002中，單擊“工具→信函與郵件→郵件合并向?qū)А保�在彈出的向�(qū)е羞x擇“信函”，按“下一步”；選擇“使用當(dāng)前文檔”，按“下一步”；選擇“使用現(xiàn)有列表”，按“下一步”，即可看到“選取數(shù)據(jù)源”對(duì)話框。因?yàn)閷W(xué)生成績(jī)都已經(jīng)預(yù)先整理匯總到Excel工作表中了（圖2）??災(zāi)灰?詿碩曰翱蛑姓業(yè)秸飧鯡xcel數(shù)據(jù)文件并打開它，然后按照提示步驟操作即可。 　　 　　       三、插入域 　　回到主文檔中，在表格中要填寫具體的學(xué)號(hào)、姓名及成績(jī)的位置上插入域。具體步驟是：?jiǎn)螕簟班]件合并”工具欄上的“插入域”按鈕，彈出“插入合并域”對(duì)話框，所有可用的域都一目了然，然后在表格中一一對(duì)應(yīng)地插入這些域即可（圖3）。 　 　　 　　四、合并到新文檔 　　接著，單擊工具欄上的“合并到新文檔”按鈕，在彈出的對(duì)話框中選擇“全部”，再按“確定”，生成一個(gè)新文檔。在這個(gè)文檔中，每個(gè)學(xué)生成績(jī)通知單單獨(dú)一頁（A4紙），最后一個(gè)符號(hào)是“分節(jié)符”（圖4）。 　　 　　 　　五、格式調(diào)整 　　為了提高處理速度，減少紙張損耗，可以把成績(jī)通知單設(shè)計(jì)成小條樣式，使得在A4紙上可打印3~4個(gè)學(xué)生的成績(jī)通知單。按“Ctrl+H”組合鍵打開“查找和替換”對(duì)話框，單擊“查找內(nèi)容”編輯框，然后單擊“特殊字符”按鈕，從中選擇“分節(jié)符”，“替換為”編輯框不填寫，然后單擊“全部替換”，則原文檔中的所有“分節(jié)符”就全部“灰飛煙滅”了。這樣，所有的成績(jī)單便連貫起來，一頁可容納3~4張通知單，中間以空行分隔開（現(xiàn)在知道第一步中在文檔末尾加入空行的作用了吧）。