每次期末考試結(jié)束，試卷批完，我都會從教導(dǎo)處接到一個大任務(wù)：算分?jǐn)?shù)。

　　本學(xué)期，全校共有在籍學(xué)生1600名，從一年級到六年級，共33個班級。本任務(wù)，就是要算出所有學(xué)生的語文、數(shù)學(xué)、英語三門課程的總分，并計算出班級平均分和年級平均分。批卷教師負(fù)責(zé)將成績輸入電腦，然后傳到我這邊。先便將所有成績匯總到下列表(圖1);

　　圖1 數(shù)據(jù)整合完畢

　　該表中，包含如下字段：年級、班級、姓名、語文、數(shù)學(xué)、英語和總分。數(shù)據(jù)準(zhǔn)備好了，我的工作開始了!

　　一、準(zhǔn)備工作

　　數(shù)據(jù)是有了，可不好看。某些列太小了，數(shù)據(jù)擠在了一起，看起來不方便。沒關(guān)系，調(diào)整一下即可。要調(diào)整列寬，方法有很多。以下方法能夠精確地控制列的寬度：

　　1. 右擊所需要調(diào)整的列(比如F)，在彈出的菜單中選擇“列寬(C)...”(圖2);

　　圖2 右鍵F列，選擇“列寬”菜單項

　　2. .輸入你所需要的數(shù)值后，敲“回車”或點擊“確定”(圖3)。

　　圖3 輸入精確的數(shù)值后回車

　　調(diào)整列寬的另一種更快捷的操作，就是用鼠標(biāo)直接拖曳，移動鼠標(biāo)到兩列之間的豎線上，鼠標(biāo)呈雙向箭頭圖案，按住鼠標(biāo)左鍵(圖4)，

　　圖4 鼠標(biāo)移動到兩列的中間，按住左鍵

　　拖動到適當(dāng)位置后釋放鼠標(biāo)左鍵。如果此時你沒有拖動，而是雙擊，則會自動將該列設(shè)定為“最適合的列寬”。

　　我們可以在同時選中多列后，通過調(diào)整其中一列的列寬，一次性地對所有選中列的列寬進(jìn)行調(diào)整(調(diào)整后，所有選中的列，列寬都相等)。

　　二、計算總分

　　總分的計算，應(yīng)該是比較簡單的。

　　單擊總分列中，第一個要計算的單元格G3，然后移動鼠標(biāo)，單擊公式工具欄的“fx”按鈕(圖5)，

　　圖5 插入函數(shù)

　　在打開的對話框中，找到“SUM”函數(shù)(圖6)：

　　圖6 插入函數(shù)對話框

　　雙擊或者點擊確定按鈕后，在G2單元格中得到如下顯示(圖7)：

　　圖7 插入SUM函數(shù)后

　　鼠標(biāo)鼠標(biāo)移動到D2，按住鼠標(biāo)左鍵，移到F2，釋放鼠標(biāo)左鍵，敲擊回車(圖8)：

　　圖8 鼠標(biāo)選擇要參與計算的單元格

　　如果你對函數(shù)比較熟練，那么通過下面的方法，會讓你的操作更快捷：鼠標(biāo)單擊單元格G3，鍵盤輸入：“=SUM(D3:F3)”(注意標(biāo)點符號應(yīng)為英文輸入法狀態(tài)下的字符)，回車。完成!

　　當(dāng)然，除此之外，你也可以試試“常用工具欄中”的“自動求和”按鈕(圖9)。

　　圖9 自動求和按鈕

　　算完一個，就可以利用自動填充的操作來完成其余部分了。將鼠標(biāo)移動到已經(jīng)計算好的G3單元格下方(圖10)，

　　圖10 鼠標(biāo)移到單元格右下角

　　在出現(xiàn)黑色十字的時候，按住鼠標(biāo)左鍵，往下移動(圖11)，

　　圖11 自動填充

　　即可完成下方單元格的求和計算。

　　三、計算年級平均分

　　在總分算出來后，就該計算年級平均分了。

　　我們再來回顧一下現(xiàn)在的數(shù)據(jù)。第一行是列名“年級、班級、姓名、語文、數(shù)學(xué)、英語、總分”(圖12)。

　　圖12 完成總分計算后的數(shù)據(jù)

　　單擊表格中任意一格，執(zhí)行菜單操作：數(shù)據(jù)，分類匯總(圖13)，

　　圖13 菜單：數(shù)據(jù)->分類匯總

　　得到如下對話框(圖14)：

　　圖14 分類匯總

　　由于我們是要分別計算每個年級的語文、數(shù)學(xué)、英語和總分的平均分，所以需要對“年級”字段進(jìn)行分類，匯總方式是“平均值”，選定匯總項是：“語文、數(shù)學(xué)、英語、總分”，點確定后，得到如下結(jié)果(圖15)：

　　圖15 分類匯總結(jié)果

　　請注意左上角，多了三個按鈕：1，2，3。

　　在點擊按鈕“1”后，顯示總平均值(提示：點擊按鈕“+”可全部展開)(圖16)：

　　圖16 全校總平均數(shù)

　　點按鈕“2”后，多出來各年級的平均值(圖17)：

　　圖17 各年級平均數(shù)

　　點按鈕3后，即為分類匯總執(zhí)行完畢之后的顯示界面。可調(diào)整一下列寬，使表格顯示更為美觀(圖18)：

　　圖18 調(diào)整列寬后效果

　　4.計算班級平均分

　　完成了年級平均數(shù)的計算，接下來就是班級的了。

　　我們先計算一年級各班的平均數(shù)。點擊“一 平均值”前的“+”按鈕展開一年級的全部數(shù)據(jù)，并選中所有一年級的數(shù)據(jù)(圖19)：

　　圖19 選中一年級所有數(shù)據(jù)

　　然后再次執(zhí)行菜單操作：數(shù)據(jù)，分類匯總(圖20)：

　　圖20 再次執(zhí)行分類匯總

　　由于這次，我沒有選擇第一行的數(shù)據(jù)，所以這次的分類匯總操作界面，也就不再顯示年級、班級等字樣，而是選中數(shù)據(jù)中的第一行的內(nèi)容。所以，應(yīng)該如圖20那樣進(jìn)行設(shè)置。確定后，點按鈕“2”，得到如下結(jié)果(圖21)：

　　圖21 點按鈕“2”后顯示結(jié)果

　　接下來，我點擊“二 平均值”前面的那個“+”按鈕，對二年級的數(shù)據(jù)也進(jìn)行一次分類匯總(圖22)：

　　圖22 二年級分類匯總

　　剩余年級，如法炮制即可。

　　如果在第三步，先計算了班級平均分，那么很遺憾，就沒法計算年級平均分了。

　　5.數(shù)據(jù)修整

　　完成計算之后，還需要調(diào)整一下單元格列寬，使表格顯示更美觀。

　　5.1. 按照1.2中方法修整列寬。

　　5.2. 點擊按鈕“2”，顯示所有的平均值，選中需要調(diào)整的所有數(shù)據(jù)(圖23)：

　　圖23 選中需要修整的所喲平均值

　　5.3. 點擊格式工具欄上的“減少小數(shù)位數(shù)”按鈕(圖24)：

　　圖24 增加/減少小數(shù)位數(shù)

　　左邊的，是“增加小數(shù)位數(shù)”，右邊的，是“減少小數(shù)位數(shù)”，按一次，增減一位。平均數(shù)，我們要保留兩位小數(shù)的。如結(jié)果中出現(xiàn)“######”，則是因為列寬不夠造成的(圖25)。

　　圖25 列寬不夠，導(dǎo)致數(shù)據(jù)顯示不正常

　　可通過修整該列列寬以解決(圖26)

　　圖26修整列寬后正確顯示數(shù)據(jù)

　　最后，我們給表格添加一個表頭，就大功告成了!(圖27):

　　圖27 最終效果

表格制作