在實際工作中，經常會遇到這種情況：需要處理的文件主要內容基本相同，只是具體數據有變化。比如學生的錄取通知書、成績報告單、獲獎證書等等。如果是一份一份編輯打印，雖然每份文件只需修改個別數據，那也夠麻煩的。當然也可以留出空兒來，打印完成后用手工填寫，那就更顯得水平太低了。　　有沒有什么辦法來減少重復工作，提高效率呢？答案是肯定的，你可以使用Word提供的郵件合并功能。別著急，郵件合并功能并不是一定要你發郵件，它的意思是先建立兩個文檔：一個包括所有文件共有內容的主文檔和一個包括變化信息的數據源。然后使用郵件合并功能在主文檔中插入變化的信息。合成后的文件你可以保存為Word文檔，可以打印出來，當然也可以以郵件形式發出去。真有這么神奇嗎？接下來我就以打印齊魯大學2003年錄取通知書為例，看一下Word XP中郵件合并功能是如何使用的。　　1. 運行Word XP新建一個文檔，執行“工具”——“信函與郵件”——“郵件合并向導”。在出現的“郵件合并”窗口中選擇文檔類型為“信函”，如圖1所示，然后單擊“下一步”。　　2. 在“選擇開始文檔”窗口中，如果使用已有的文件，那就選擇“從現有文檔開始”然后選擇并打開相關文檔，如果從新編寫那就選中“使用當前文檔”前的復選框，然后單擊“下一步”進入第三步操作。