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Word中使用樣式添加目錄

[摘要]在WORD的“格式”菜單項中,有個叫“樣式與格式”的菜單項,“樣式”選項,可以讓我們在不同文章中設定相同的格式,使不同時候所編輯的文件具有相同的風格。在此,我們先明確一下什么是樣式。樣式其實就是對文...
在WORD的“格式”菜單項中,有個叫“樣式與格式”的菜單項,“樣式”選項,可以讓我們在不同文章中設定相同的格式,使不同時候所編輯的文件具有相同的風格。在此,我們先明確一下什么是樣式。樣式其實就是對文本某部分的格式的定義。在“格式”菜單中的“樣式項”里,我們可以發現WORD其實已提供了多種樣式,如 “標題1、標題2、正文”等。而且我們也可以在設定滿足我們要求的格式后,通過樣式管理器,將這些格式保存成一種樣式,這樣,以后遇到要設置相同“格式”時,就可以直接調用樣式來完成格式的設定了。  在同一篇文章中,如果要讓不同處的文本有相同的格式,一般可以通過用“格式刷”復制格式來完成,而要讓不同文章具有相同的格式,就須同時打開多篇文章進行格式復制。但實際上,通過選取預先設好的樣式,我們可以很容易地讓以上兩種情況具有相同的格式。  例如,要打印一個由多篇文章組成的小冊子時,為了使小冊子裝訂更完美一些,要在小冊子的最前面加上所有文章的標題及頁碼作為目錄,而為對齊右側的頁碼而須一次次地調整字號大小、插入空格鍵,非常費勁。因此,最初我使用的方法是:采用“格式”菜單中的“制表位”命令。這樣按制表鍵后,右側的頁碼大致可以對齊,但頁碼與左側的題目之間所插入的間隔點的間隔卻不盡相同,而且,如果在某處插入或刪除一篇文章后,對應的頁碼還要再逐個在目錄中寫出,非常麻煩。其實利用樣式來進行目錄的添加非常方便,它用不著再向文件中輸入任何文字,而且操作更簡單,修改更方便。具體做法是這樣的:  一. 定義目錄標題的樣式:先選定文章中的任意一篇的標題,對標題進行字體、字號、加粗、顏色等字體格式的定義及居中、左右縮進、行距等段落格式的定義。然后選擇“格式”菜單中的“樣式和格式”,新建一個樣式。  二. 設目錄標題的樣式:在文件中選中第一個目錄標題的文本,從 “格式”菜單中選取“樣式”選項,并從中選取剛才定義的樣式,其它的目錄標題文本也采用相同的方法處理。  三. 插入目錄:將光標移到要插入目錄標題的位置,從“插入”菜單中選取“索引和目錄”項,并選取“目錄卡”,確定是否顯示頁碼、前導符樣式及顯示級別。這樣,在光標處就產生我們所需要的目錄,該目錄包含有所選文本的目錄標題并產生相應的頁碼。  四.目錄的更新:如果以后在文章中的某處插入了新的內容,則其后的所有頁碼將全部發生變化,如果沒有采用樣式產生相應目錄,還須將目錄的頁碼全部手工更改一遍,使用以上方法后,只須選取目錄,點鼠標右鍵,選擇更新域,則目錄的目錄標題及相應頁碼將全部被更新。  以前,在長文章的編輯中,要將光標移動到文章某處,需要移動滾動條或通過定位方式來完成,非常煩瑣。而采用樣式添加目錄,只須用鼠標點擊所產生目錄的某個標題,光標就會快速定位到相應標題的頁碼上,實現了光標的快速移動。
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